Rassemblez les documents qui décrivent l’existant
Préparez une facture récente de chaque opérateur, les contrats disponibles et la référence du standard installé. Ajoutez les contrats de maintenance et de location : ils peuvent être distincts de l’abonnement téléphonique.
Vous ne retrouvez pas une information ? Signalez-le. Le premier rendez-vous peut justement servir à repérer les éléments à vérifier. Il vaut mieux identifier une inconnue que compléter le dossier par une supposition.
Décrivez une journée normale
Combien de personnes téléphonent, sur combien de sites et depuis quels lieux ? Un accueil partagé, une équipe en déplacement ou un service recevant beaucoup d’appels n’ont pas les mêmes besoins.
Expliquez ce qui se passe quand la personne appelée est occupée, absente ou en pause. Donnez aussi un exemple d’appel que votre installation gère mal aujourd’hui. Ces situations sont plus utiles qu’une longue liste de fonctions souhaitées sans contexte.
Préparez votre liste de départ
- Les numéros à conserver et leur usage.
- Les utilisateurs, les postes partagés et les bâtiments concernés.
- Les horaires et les personnes qui prennent le relais.
- Les alarmes, interphones, fax ou autres lignes annexes.
- Les contraintes de calendrier et de continuité.
Demandez un périmètre écrit
La proposition devrait distinguer la mise en service, les équipements, les abonnements et l’accompagnement. Faites préciser les points qui restent à confirmer, les tests prévus et qui coordonne le changement.
Avant le rendez-vous, le questionnaire de ce site vous aide à mettre vos besoins au propre. Son mémo prépare l’échange ; la compatibilité et le chiffrage restent à examiner sur votre installation.